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Correo electrónico corporativo. ¿Cómo elegir?

Escrito por Manuel Navarro el 1 septiembre, 2014 en Tendencias TIC
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Un servicio tan crucial para una compañía no sólo debe contemplar un óptimo funcionamiento, también la integridad y la seguridad. Por Àngel Pérez, Director de Producto en Claranet


Desde hace muchos años el correo electrónico se ha convertido en un servicio universal tanto para nuestras comunicaciones personales como corporativas, un canal de comunicación implicado en numerosos procesos operativos de las compañías, como ventas, atención al cliente, gestión de proveedores, etc.

En un primer momento, el servicio de correo electrónico para empresas lo proporcionaban en exclusiva los proveedores de servicio, ISPs e integradores, empresas de tamaño medio que implementaban soluciones dedicadas con diferentes tecnologías para sus clientes. La tendencia de los últimos años es que las grandes corporaciones tecnológicas como Google, Microsoft, VMware o IBM ofrezcan el servicio directamente, lo que ha provocado una saturación del mercado y una presión a la baja en el precio. Por la fuerte presencia de estos actores, los proveedores tradicionales de este servicio tienen que adaptar su modelo comercial para continuar siendo competitivos y atractivos para las empresas de tamaño medio.

Una migración segura

Existen muchas diferencias entre la oferta de los grandes proveedores como Google o Microsoft y los proveedores de servicios gestionados. Uno de los factores más destacados que diferencian a los proveedores tradicionales es el trato directo con técnicos expertos que facilita el diseño de la solución y, sobre todo, la migración de los datos entre plataformas.

Proveedores de Servicios gestionados como Claranet, que tiene una experiencia de casi 20 años en el diseño y gestión de soluciones de correo empresarial, puede centrarse en la gestión del servicio y no tanto en la plataforma. Es decir, puede asegurarse que sus plataformas basadas en Exchange, Postix o MDaemon estén diseñadas en alta disponibilidad y ofrezcan un nivel de servicio óptimo, avalado por un estricto Acuerdo de Nivel de Servicio o SLA. Entendiendo que los grandes proveedores como Google disponen de plataformas equivalentes en cuanto a disponibilidad y seguridad, Claranet se centra en la gestión de la solución y en la relación con sus clientes para garantizar una migración transparente y sin costes ocultos. Asimismo, garantiza en todo momento la integridad y seguridad de la información para cumplir con las normativas europeas y españolas en cuanto a protección de datos

Antes de elegir

Además del coste por usuario y mes del servicio, algunos factores clave para la toma de decisiones son:

Coste vs Riesgo. Realizar una comparativa entre el coste y el riesgo es determinante a la hora de decidir. Por ejemplo, si una organización con 100 usuarios determina que la diferencia en coste entre una solución de correo como Gmail y una solución de correo dedicada en un proveedor de servicios es de 1 € por usuario y mes, el ahorro anual de una solución respecto a la otra es de 1.200 €. La pregunta en este punto es: ¿vale la pena asumir el riesgo de alojar nuestro correo en una plataforma que no sabemos dónde está y en la que no tenemos seguridad e integridad de datos garantizada por las leyes europeas? ¿Qué nivel de servicio va a ofrecer una empresa como Google, para la cual las soluciones de correo empresarial no suponen ni el 2% de su facturación?

Personalización e integración. ¿Qué otras aplicaciones y procesos desea integrar en su plataforma de correo electrónico? Telefonía, CRM, fax, ERP, etc. ¿Cómo lo puede resolver con un tipo de solución u otra?

Funcionalidades. Muchas plataformas públicas como el servicio Microsoft Office 365 no soportan funcionalidades básicas, como las carpetas públicas o el modo en línea de Outlook. Muchas empresas requieren de estos servicios, ofrecidos por las plataformas de proveedores gestionados.

Coste de oportunidad. La migración a soluciones de un proveedor de servicios gestionados permite que su equipo de TI centre su trabajo en tareas de más valor para su compañía. En cambio, la migración de servicios a empresas como Microsoft o Google representa hipotecar estos recursos humanos en la gestión del servicio y las incidencias.

Todo indica que el futuro del correo electrónico corporativo pasa por proveedores de servicios más que por implementar plataformas dedicadas en oficinas propias. Asumida esa premisa, hay que asegurarse de elegir uno u otro en base a la alineación con las necesidades actuales y de futuro; no sólo por el precio. Las soluciones de correo de empresas como Claranet se adaptan a las realidades empresariales tanto de grandes como de pequeñas compañías.

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