Hubo una época en la que las herramientas ERP eran una de las tendencias del momento en el mundo de las TIC. Hoy en día, son pocas las empresas que no trabajan con una solución de estas características. Por Manuel Navarro Ruiz
Sin embargo, de cómo era hace unos años a estos momentos, el mercado y sobre todo, la tecnología ha hecho que estas herramientas, imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier empresa hayan sufrido un notable cambio. Una transformación que todavía continua. La realidad es que los programas ERP están en estos momentos en una constante evolución, favorecida también por la gran cantidad de fabricantes y desarrolladores presentes en el mercado, así como por los diferentes modelos de venta. El ERP es una de las herramientas imprescindibles para una gestión empresarial eficaz. Hoy ya nadie duda de que es una inversión clave de cualquier negocio y una solución indispensable para tener éxito. No obstante, lo que al principio era “sólo” un sistema de planificación y gestión de los recursos empresariales debe evolucionar, pues el mercado, el entorno productivo, y el contexto social y tecnológico actual poco tienen que ver con los que le vieron nacer. La complejidad y globalización de los procesos productivos, la eficacia y eficiencia necesarias para ser competitivos, la conectividad y la creciente movilidad social son aspectos que las nuevas aplicaciones de software empresarial deben incluir para ser capaces de dar respuesta al actual marco de juego. Nos encontramos ante un mercado maduro con una alta implantación en empresas de tamaño medio y grande, a pesar de su madurez es un mercado en continua evolución, motivada por los avances tecnológicos, mejora de procesos, actualizaciones funcionales y legales, que las empresas necesitan para ser competitivas en un mercado cada vez más competitivo.
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No obstante, la situación y el grado de implantación del ERP varían según el segmento de mercado que estemos considerando. Estamos hablando de un mercado ciertamente maduro, donde el porcentaje de uso es muy elevado en multinacionales y grandes empresas, mientras que en el segmento de las medianas y pequeñas empresas el nivel de uso es bastante inferior. A pesar de la situación económica actual, las Pymes valoran y apuestan por soluciones tecnológicamente avanzadas que mejoren la competitividad y productividad de sus negocios. Los nuevos modelos de comercialización de los ERP en Cloud y Suscripción (pago por uso o alquiler) están facilitando el acceso de las Pymes al mundo del ERP.
Las empresas consultadas para la realización de este reportaje están de acuerdo en que se encuentran ante una situación de cambio total. Así por ejemplo Xavier Ciáurriz, Director Unidad Sotfware Pymes de Wolters | Kluwer A3 Software afirma rotundo que “las grandes compañías disponen en su totalidad de software de gestión empresarial, con un grado variable de desarrollo, actualización y complejidad, pero podemos decir que son soluciones que ya han sido asumidas como herramientas imprescindibles por las mayores empresas de nuestro país. En cuanto a las pymes los resultados son más dispares. Es cierto que ya no encontramos empresas, por pequeñas que sean, que no dispongan de un software de gestión empresarial, con diferentes grados de integración. Sin embargo todavía se siguen percibiendo los ERP’s como herramientas para grandes empresas, de precio alto y con un elevado grado de complejidad, lo que dificulta su adopción, a pesar de que existe una amplia y diversificada oferta de soluciones de gestión integradas, adaptadas tanto en funcionalidades como en precio a las necesidades de las pymes españolas, independientemente de su tamaño y actividad. En este campo todavía hay recorrido y un gran potencial de crecimiento para este mercado y más en los tiempos que vivimos de crisis económica. Paradójicamente son los mejores tiempos para este tipo de soluciones, a pesar de las dificultades existentes para su financiación. Es precisamente en tiempos de crisis en el que las empresas son conscientes de que necesitan herramientas de gestión que les ayuden a reducir costes, optimizar procesos e incrementar su productividad, rentabilidad y convertir su uso en una ventaja competitiva”. Por su parte, Isabel Pomar, directora comercial de DATISA cree que “El software de gestión empresarial en España ha evolucionado hacia nuevos modelos de negocio, algo que ha hecho reaccionar a los fabricantes. El cloud se perfila como la mejor alternativa para generalizar el uso de estos sistemas, incluso en épocas de crisis como la actual en la que las inversiones en tecnología se “miran con lupa”. Por supuesto, la tecnología cloud también ha venido acompañada de nuevos modelos de comercialización. El año pasado se fueron ralentizando las ventas de licencias en beneficio del despegue del SaaS. Si bien en estos momentos se puede hablar de una convivencia “pacífica” de ambos modelos, de cara al futuro, entiendo que el mercado seguirá en esta línea, ascendente en cuanto al uso de la tecnología cloud y los modelos de explotación SaaS, pago por uso, y otro tipo de modelos que ayuden a minimizar la inversión en TIC y su mantenimiento. En términos generales, creo también que las empresas con larga trayectoria en el mercado se adaptarán mejor a la ampliación de los ciclos de venta que las empresas más “jóvenes” o aquellas que basan su negocio en la venta nueva. El futuro, a corto plazo, es complicado aunque he de decir, con toda la prudencia que merece la situación, que el mercado parce que empieza a reactivarse ligeramente. Hay muchas empresas que están funcionando con sistemas obsoletos que deben actualizar para poder adecuarse a nuevos requerimientos tanto normativos y legales como operativos y funcionales que les permitan mejorar su productividad. Estoy convencida de que hay oportunidades siempre y cuando el ERP que seamos capaces de ofrecer a estas empresas que empiezan a salir de su “letargo” inversor, pueda dar respuesta a sus necesidades actuales pero también sea lo suficientemente flexible como para ajustarse a los requerimientos del futuro, bien sea por crecimiento, por apertura de nuevos negocios, exportación, internacionalización, etc.”.
Finalmente y siguiendo la misma línea, José Antonio Vender, director de Preventa de Aplicaciones ERP de Oracle afirma que “El mercado ERP se encuentra en un momento de transición entre la adopción de soluciones Saas y modelo tradicional on premise. También vemos que nuestros clientes invierten en soluciones muy específicas con claros retorno de inversión que complemente sus plataformas actuales. Otra tendencia que percibimos es que cuesta invertir en las plataformas tradicionales porque llevan un alto coste sobre todo de mantenimiento y además se sabe que de la mano del Cloud una nueva generación de modernas aplicaciones ERP estarán disponibles”
En definitiva, las empresas siguen buscando optimizar sus procesos de gestión para ser más eficientes y reducir costes. Hay en las organizaciones una necesidad de automatizar tareas de poco valor añadido para poder enfocar los esfuerzos en tareas más estratégicas que ayuden a la generación de negocio. Sin embargo con la actual situación económica, las empresas no encuentran ni financiación ni ayudas a la innovación en forma de subvenciones para sus proyectos de implantación de ERP. Esto hace que los ciclos de venta sean mucho más largos, bien sea porque las empresas buscan esa financiación y no la encuentran, o bien sea porque aun contando con liquidez necesitan estar seguros de cualquier inversión que hagan.
Cloud Computing
En los últimos años se ha comprobado un fuerte crecimiento del modelo Cloud en España. Las medianas y grandes empresas han sido las más receptivas y las primeras en adoptarlo. Las pymes están empezando a apostar por este formato de comercialización porque les permite disponer de potentes herramientas de gestión empresarial que mejoran y hacen más eficientes y productivos sus procesos a un coste menor que los sistemas tradicionales instalados físicamente en las instalaciones del cliente. En este sentido, la actual coyuntura económica y las mejoras tecnológicas provocarán que cada vez más compañías apuesten por la externalización de las infraestructuras tecnológicas y de los servicios alrededor de ellas. Por este motivo, la ‘nube’ tendrá un gran impacto en los próximos años y los fabricantes de ERP’s deben estar preparados para ello. Por tanto, la influencia es muy significativa. Independientemente de si la solución Cloud se usa en modo SaaS o ha sido adquirida en propiedad, estas plataformas están cambiando el esquema de explotación de los datos empresariales. Dichas soluciones abren nuevas posibilidades para su uso en cualquier momento y desde cualquier lugar, a unos costes razonables, lo que beneficia sobre todo a las empresas distribuidas y globales. Y es que, Cada vez son más las empresas que valoran este modelo gracias a los beneficios que ofrecen y que giran en torno a la reducción de costes y minimización de los riesgos operativos y tecnológicos, principalmente. De hecho, y como asegura Luis Cadillon, Country Manager de PRIMAVERA BSS España, “son muy pocas las empresas que, tras haber utilizado el licenciamiento on-demand, hayan decidido dar marcha atrás, regresando al modelo tradicional de licenciamiento on premise, pero todavía nos queda camino que recorrer. Además de los importantes ahorros de tiempo y dinero, la Nube es cada vez más valorada por la comodidad que ofrece de tener un sistema de gestión actualizado de forma permanente, el elevado nivel de autonomía y movilidad que confiere al negocio y la flexibilidad de incorporar nuevos módulos. Y es que no podemos negar que la Nube ha conseguido democratizar el acceso a aplicaciones de gestión, promoviendo la productividad y competitividad de las empresas, independientemente de su ubicación geográfica, dimensión o sector de actividad. La elevada flexibilidad asociada a este paradigma permite que las empresas prueben la eficacia de nuevas herramientas de gestión sin tener que asumir grandes riesgos o costes asociados, con la posibilidad de ajustar en cualquier momento el número de usuarios o módulos suscritos en función de las necesidades del negocio y con la gran ventaja de pagar solo por lo que se utiliza”. Francesc Jiménez Lozano, Marketing Manager de UNIT4 Ibérica, afirma por su parte que “en los últimos 2 años hemos visto claramente incrementa las ventas en Cloud Computing. Probablemente la crisis económica ha ayudado a que las empresas españolas pierdan el miedo a no tener la información en su propio centro. Creemos que se trata de una situación generalizada, no solo para nuevos clientes. Muchos de nuestros clientes actuales nos están solicitando que pasemos sus instalaciones a nuestro DataCenter. La mayor ventaja que tienen las empresas con el Cloud Computing, más allá de una reducción de costes, se trata de conseguir que su equipo humano esté dedicado 100% a su negocio, sin desviar recursos ni tiempo a temas tecnológicos”.
Así que todas las empresas desarrolladoras de este tipo de soluciones se están adaptando a la nube porque como afirma el portavoz de Wolters Kluwer, “El impacto es directo sobre el mercado, porque el cloud no sólo supone un cambio tecnológico, también implica un cambio en la forma de operar de las empresas respecto a la solución de gestión y un cambio de modelo de negocio para los fabricantes de ERP y para el canal de distribución. En los dos últimos años hemos visto como se han ido presentando soluciones cloud, con mayor o menor fortuna y hoy por hoy todos los fabricantes importantes disponen de una solución cloud para sus productos ERP, aunque sigan conviviendo con los productos tradicionales. Las ventajas en estos momentos son indudables, especialmente para las pymes. La ventaja principal es la reducción de costes que supone, al no precisar infraestructura tecnológica, basta con un ordenador con conexión a Internet, sin preocuparte de mantenimiento de equipos y por supuesto, el pago por uso eliminando la tradicional comercialización por licencia. En estos momentos son los mejores argumentos que se pueden esgrimir para animar a las pymes a subirse a esta “nube” que es tanto de innovación tecnológica como de modelo de adquisición”.
Es un hecho que las empresas, cada vez más, consideran las soluciones SaaS como una estrategia para reducir los gastos de TI. Además de la creciente demanda, hay que añadir que son muy pocas las empresas que tras haber utilizado el licenciamiento on-demand, hayan decidido dar marcha atrás, regresando al modelo tradicional de licenciamiento on premise. Por este motivo la mayor parte de los fabricantes están adaptando su porfolio de soluciones al modelo de licenciamiento SaaS. Los distribuidores no pueden dar la espalda a este hecho, por lo que es importante que consigan, a través de la adaptación de su oferta de productos y servicios, adaptarse al mercado; a un modelo que viene pisando fuerte y cuya demanda sigue creciendo. No obstante no todos los desarroladores ven en el modelo SaaS la panacea sobre la que girará el mundo del ERP. Tal es el caso de José Antonio Vender, director de Preventa de Aplicaciones ERP de Oracle que asegura: “Creo que triunfará [el modo SaaS] pero no en toda la amplitud de un ERP. El Saas es perfecto para procesos de negocios muy transaccionales como procesos financieros, de aprovisionamiento o compras etc. Procesos que no son diferenciales en nuestra compañía pero que el hecho de darles cobertura informática cuesta muchos recursos a las organizaciones sobre todo en mantenimiento y soporte, consumiendo una gran parte de los presupuestos de IT. Eso impide al departamento de IT destinar recursos a innovar. Las soluciones cloud van a permitir ir dejando soluciones costosas obsoletas para procesos transacionales, liberando recursos, además de aportar una serie de ventajas o, mejor dicho, la modernización de los procesos antes comentados. Cuando decía que no veo en toda la amplitud del ERP, nos cuesta ver a fecha de hoy una planta productiva gestionada en el cloud, pero por qué no en unos años, y si van madurando las plataformas como lo hace todo, puede ser posible”. Una aseveración a la que se apuntan otros fabricantes, como ocurre con el portavoz de Datisa: “creo que durante un tiempo todavía van a convivir en “armonía” las soluciones en propiedad y aquellas que se utilizan bajo el formato de “pago por uso”, si bien creo que ésta última acabará ganando terreno sobre todo por las múltiples ventajas que ofrece, entre otras su flexibilidad y sus posibilidades de escalabilidad, haciendo real el “pago por uso”. Pasamos de una inversión a un gasto en función del uso que se haga del sistema. El modelo SaaS permite ir variando la configuración de las aplicaciones, tanto en módulos como en puestos, permitiendo utilizar sólo lo necesario en cada momento. Por ejemplo aumentando los puestos ante puntas de trabajo puntuales o disminuyéndolos si es necesario. Por otro lado, el SaaS supone una reducción en inversión TI, ya que es el proveedor quien se encarga de todo. No necesita inversión inicial ni en software, ni en infraestructura, ni en su mantenimiento. No necesita implantación. Y no es necesario preocuparse por las copias de seguridad o actualizar la aplicación. Esto supone una gran ventaja para cualquier compañía pero en especial para las pymes. A la hora de elegir cuál es la solución que más se adapta a nuestra empresa deberíamos de tener en cuenta dos puntos fundamentales”. Para este directivo hay que darse cuenta de que “estamos eligiendo una solución ERP, por tanto debemos seguir los mismos parámetros que tendríamos en cuenta al decidir cuál es la solución que más se adapta a nuestras necesidades cuando optamos por la propiedad de la licencia. Actualmente existen soluciones de software en la nube muy completas a un precio muy competitivo y no tenemos porqué renunciar a prestaciones. Otro punto a tener en cuenta son las garantías de seguridad que ofrecen los proveedores, aunque actualmente éstas suelen ser mucho más altas que las que puede tener cualquier pyme hoy en día: gestión de riesgos frente ataques externos, seguridad física en los centros de datos con acceso sólo a personal autorizado, control de las condiciones ambientales necesarias para el mantenimiento de las máquinas. En España además el sistema debe velar por la posibilidad del cumplir con los requisitos de la LOPD”.
“No podemos negar que la situación por la que atraviesa la economía ha fomentado en gran medida el impulso del Cloud Computing. Aspectos como reducir costes y minimizar riesgos operativos y tecnológicos se han convertido en una máxima para las empresas, de ahí que la adopción del modelo Cloud esté avanzando a pasos agigantados. No obstante, de cara al futuro, creo que es una alternativa que convivirá con el modelo tradicional, pero no hasta el punto de que llegue a sustituirlo. El desarrollo de las actuales y futuras aplicaciones con un mayor enfoque en las soluciones SaaS, la oferta de un conjunto de soluciones que sólo estarán disponibles bajo este modelo, la garantía de tener un coste total de propiedad inferior con un elevado nivel de servicio y soluciones permanentemente actualizadas, hará que el modelo Cloud pueda prevalecer sobre el actual modelo perpetuo a medio/largo plazo pero sin llegar a sustituirlo”, afirma Luis Cadillón de Primavera BSS.
Así que, si bien es cierto que en un primer momento los distribuidores consideraban SaaS como una amenaza, lo cierto es que poco a poco han ido tomando conciencia de las enormes oportunidades de negocio que este sistema les ofrece, pasándolo a considerar la alternativa con la que impulsar el negocio. Y es que, asesorar a los clientes a optar por un servicio integrado en el que, además de las aplicaciones de software, dispongan de infraestructura, alojamiento, instalación de las aplicaciones y actualizaciones, base de datos, almacenamiento y soporte, y que les permita reducir considerablemente sus costes, es un desafío al que no sólo nos enfrentamos los fabricantes, sino que el canal de distribución posee un papel fundamental.
Lo que parece claro es que Así que no podemos negar que se trata de una alternativa que está ganando terreno a las aplicaciones tradicionales y por la que la mayoría de los fabricantes apostamos actualmente. Del mismo modo, cada vez son más las empresas que empiezan a valorar el modelo SaaS. La situación por la que atraviesa la economía en la actualidad hace que aspectos como reducir los costes y minimizar los riesgos operativos y tecnológicos se hayan convertido en cuestiones prioritarias para las empresas, de ahí que el SaaS esté avanzando a pasos agigantados. El desarrollo de las actuales y futuras aplicaciones con un mayor enfoque en las soluciones SaaS, la oferta de un conjunto de soluciones que sólo estarán disponibles bajo este modelo, la garantía de tener un coste total de propiedad inferior con un elevado nivel de servicio y soluciones permanentemente actualizadas, hará que el modelo SaaS pueda prevalecer sobre el actual modelo perpetuo a medio/largo plazo. En la medida en que se desarrolle la tecnología y la forma en que se organizan internamente las empresas para lograr una mayor competitividad a todos los niveles, el modelo SaaS (entendido estrictamente como pago por uso y que debemos diferenciar completamente de lo que es el modelo de cloud computing, ya que el primero se refiere a un modelo de servicio y el segundo como una nueva forma de disposición del software de gestión en la nube) es una alternativa muy atractiva para las pymes y se acabará imponiendo como el modelo de comercialización más potente en el sector del ERP.
Movilidad
Además del Cloud Computing si existe otra tendencia que se está imponiendo a día de hoy es la de la movilidad. Muchas tareas se realizan desde dispositivos que no son el ordenador de la oficina y el ERP no es ajeno a esta realidad. La movilidad asociada a la gestión se ha convertido en un elemento estratégico para las pymes, por la agilidad en la capacidad de respuesta que aportan en aspectos tan importantes como en la gestión de las ventas, las compras y las relaciones con los clientes, siendo estas las ventajas mejor aceptadas. Estos son aspectos que ya llevan años incorporados en el mercado. Con la irrupción masiva de dispositivos móviles como son los smartphones y las tablets, ya hay compañías que están desarrollando aplicaciones en iOs/Android que permiten conectar con los sistemas de información de la empresa en tiempo real y cada día aparecen nuevas funcionalidades y una gran variedad de opciones que, en el mercado de las pymes, están teniendo muy buena aceptación, aunque seguro que, a medida que la utilización de los dispositivos móviles crezca, estas APPS serán cada vez más demandadas. Es un mercado emergente pero con un potencial de desarrollo sorprendente hasta que llegue a su pleno apogeo, tanto en aceptación como en desarrollo de aplicaciones. Es de prever que en los próximos dos años veamos cosas realmente impensables en estos momentos. Y es que, el mundo de la movilidad es un mercado que todavía no está plenamente desarrollado y donde queda mucho por hacer. La tendencia no es tener el ERP completo en un dispositivo móvil sino de ciertas áreas concreta como control de almacén, preventa o autoventa, temas relacionados con la atención al cliente,…El mercado de las soluciones móviles, por otro lado, está entrando en una nueva fase, yendo más allá del área comercial o el trabajo directivo. En la actualidad, con este tipo de soluciones se están automatizando nuevas áreas de negocio y procesos que, antes, se gestionaban a través del papel, como puede ser la gestión de operarios en almacén, la toma de comandas en restauración, etc. En estas áreas, las soluciones móviles no sólo aportan su beneficio más clásico, la ubicuidad, sino también disminuyen el uso de papel, evitan las duplicidades y errores en los datos y centralizan la información. Smartphones y tablets se han convertido en auténticos ordenadores y en la oficina móvil de muchas personas al tener acceso al correo electrónico y otras aplicaciones. Cada vez existe una demanda mayor y una apuesta de los fabricantes de software de gestión empresarial para que estos aplicativos con sistemas operativos tipo Android, iOs o Windows Phone se conecten a tiempo real e interactúen con su ERP. Las aplicaciones que más se están desarrollando para poderlas ejecutar desde un dispositivo móvil corresponden al área comercial porque facilitan que la fuerza de ventas sea más eficaz y productiva al disponer de toda la información a su alcance a tiempo real.
Como afirma Juan Miró, Sales Manager, Infor España, “La conexión del ERP con los dispositivos móviles está muy relacionada con el despegue del cloud computing. Además, hay que tener en cuenta que la fuerza de trabajo móvil aumenta día a día: según IDC, el 2015 habrá en todo el mundo 1.300 millones de trabajadores móviles, lo que supone una auténtica revolución en el modo de funcionar de las empresas. El uso que se hace de los dispositivos móviles en relación con el ERP abarca desde la captura de información (pedidos, justificantes de pago…) a los procesos de autorización y aprobación. Se trabaja tanto desde la web como en modo offline a través de aplicaciones móviles específicas”.
Pero conviene prestar atención. El hecho de que los dispositivos móviles sean cada vez más utilizados y estén mejor preparados, hay que valorar ciertas cuestiones si se quiere implantar un ERP en movilidad. Al menos es lo que defiende la portavoz de Datisa: “En función del dispositivo que vayamos a usar deberemos elegir el programa adecuado. Si entendemos el portátil como un dispositivo móvil, se podrá trabajar con cualquiera de las soluciones ERP existentes en el mercado. En todo caso, en cuanto al resto de dispositivos móviles, ya sean smartphones, Iphones, Ipad, etc…, se trata de un mercado que todavía no está plenamente desarrollado y donde queda mucho por hacer. La tendencia no es tener el ERP completo en un dispositivo móvil sino ciertas áreas concretas como control de almacén, preventa o autoventa, temas relacionados con la atención al cliente,… A modo de ejemplo, DATISA ya tenía desde hace años soluciones PDA para ámbitos como la gestión del inmovilizado, que antaño eran poco demandadas. El uso de estas soluciones, sin embargo, ahora está despegando, gracias también a que hoy contamos con dispositivos mucho más potentes, más rápidos y baratos. Sus características en los últimos años han mejorado mucho y esto hace que los mismos se puedan aprovechar mejor desde el punto de vista de los ERPs”.
El mercado de las soluciones móviles, por otro lado, está entrando en una nueva fase, yendo más allá del área comercial o el trabajo directivo. En la actualidad, con este tipo de soluciones se están automatizando nuevas áreas de negocio y procesos que, antes, se gestionaban a través del papel, como puede ser la gestión de operarios en almacén, la toma de comandas en restauración, etc. Para Isabel Pomar, “en estas áreas, las soluciones móviles no sólo aportan su beneficio más clásico, la ubicuidad, sino que también disminuyen el uso de papel, evitan las duplicidades y errores en los datos y centralizan la información. Sin embargo, lo cierto es que no estamos observando una apuesta masiva por el ERP móvil, salvo en negocios muy específicos y donde la movilidad es un requisito imprescindible. Hay que reseñar también que, hoy por hoy, la plena explotación de las capacidades de un sistema ERP avanzado difícilmente se puede llevar a cabo, por ejemplo, a través de un iPhone. Los usuarios móviles siguen necesitando dispositivos con mayor capacidad y específicos, como PDAs, portátiles, etc. y se siguen creando soluciones adicionales para la explotación de los ERP en movilidad”.
A pesar de las dificultades es cierto que el ERP en movilidad puede convertirse en una realidad cotidiana como ocurrió hace casi una década con la implantación de herramientas ERP en cualquier tipo de empresa. En ese sentido, Luis Cadillon, Country Manager de PRIMAVERA BSS España, cree que “el mercado demanda cada vez más el acceso a información desde cualquier lugar, evolucionando hacia una mayor flexibilidad y movilidad. El auténtico valor de las nuevas tecnologías no es otro que la inmediatez en acceder a información de gestión en tiempo real lo que permite agilizar la toma de decisiones, evitar errores y minimizar los riesgos. El uso generalizado de dispositivos móviles, a través de los cuales es posible controlar el negocio desde cualquier lugar, aporta numerosos beneficios en áreas como servicio al cliente, fuerza de ventas, trazabilidad en la entrega de productos, gestión de inventarios o gestión de rutas, pero también en términos generales dotando a las empresas de un aumento de la productividad, reducción de costes, mayor calidad de servicio e incluso de la generación de nuevos modelos de negocio. La demanda generada por los usuarios nos obliga a los fabricantes a reforzar nuestra apuesta e inversión en soluciones de movilidad que faciliten el acceso a la información, no solo en los centros de trabajo, sino desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, iniciándose así una nueva era basada en la movilidad. La tendencia creciente del cloud computing contribuye en gran medida a impulsar el salto a la movilidad empresarial. A día de hoy, las aplicaciones colaborativas y de movilidad son las que están dando mayores pasos en entornos cloud computing. Por todo ello no es difícil entender por qué cloud y movilidad se presentan como las principales tendencias del sector en 2014”.
No obstante no todas las empresas han implementado o tienen intención de hacerlo, formatos de movilidad para los ERPs. Empiezan a hacerlo, eso sí, aunque de forma lenta. Si lo hacen es porque observan que conlleva importantes ventajas. Tal y como afirma Xavier Ciáurriz, Director Unidad Sotfware Pymes de Wolters | Kluwer A3 Software, “las ventajas son indudables y en el mercado, con mucha menos sofisticación por supuesto, y sin conexión a Internet, ya llevan años existiendo soluciones de movilidad para agilizar la entrada de pedidos y presupuestos, pero sin una integración en tiempo real. Ahora esto ha desaparecido y las posibilidades de gestión que se abren son inmensas. Y por supuesto, dependiendo de la actividad de la pyme, su adopción será más o menos rápida, pero se realizará. La democratización de dispositivos móviles con los que podemos acceder a cualquier tipo de información han sido la piedra angular para una rápida adopción de estas nuevas formas de operar”. Pero como afirma Isabel Pomar de Datisa, “la tendencia es acceder a nuestras aplicaciones en cualquier momento desde cualquier lugar con una predisposición clara hacia la movilidad, en este sentido, me gustaría destacar dos posibilidades. La primera es que gracias a la proliferación de los portátiles y el desarrollo de las soluciones Cloud ahora se puede acceder al ERP desde cualquier lugar en el que te encuentres de forma mucho más sencilla. En el futuro se continuará trabajando en el desarrollo de aplicaciones Cloud. La segunda tiene que ver con la proliferación de otros dispositivos móviles como los Ipad, los Iphone, los PDAs, etc. En este caso, las conexiones desde este tipo de dispositivos facilitarán el acceso a tareas concretas como control del almacén, preventa o autoventa, temas relacionados con la atención al cliente, etc. El reto estriba en encontrar con el equipo más adecuado. El mercado de las soluciones móviles, por otro lado, está entrando en una nueva fase, yendo más allá del área comercial o el trabajo directivo haciendo cada día más real “la oficina sin papeles”. En la actualidad, con este tipo de soluciones se están automatizando nuevas áreas de negocio y procesos que, antes, se gestionaban a través del papel, como puede ser la gestión de operarios en almacén, la toma de comandas en restauración, etc. En estas áreas, las soluciones móviles no sólo aportan su beneficio más clásico, la ubicuidad, sino también disminuyen el uso de papel, evitan las duplicidades y errores en los datos y centralizan la información. El uso de estas soluciones, sin embargo, ahora está despegando, gracias también a que hoy contamos por un lado con dispositivos mucho más potentes, más rápidos y baratos. Sus características en los últimos años han mejorado mucho y esto hace que los mismos se puedan aprovechar mejor desde el punto de vista de los ERP. Y por otro, a la democratización del uso de Internet por parte de las empresas”.
Social ERP
Es un concepto del que se está empezando a hablar con fueza. Su objetivo se centra en dotar al ERP de las capacidades propias de las aplicaciones sociales con el fin de hacerlo más colaborativo. A partir de aquí, las ventajas que se espera que puedan aportar el ERP Social a la empresa son la generación de relaciones más estrechas y mejor fundamentadas con clientes, la disponibilidad de información mejor contextualizada, la facilidad para acceder a dicha información tanto por parte de empleados como de clientes y proveedores y el uso más óptimo y eficiente, o lo que es lo mismo, la racionalización de los canales de comunicación.
A grandes rasgos, estos podrían ser algunos de los principales beneficios que aporten los sistemas de gestión empresarial sociales a las empresas que los implanten. Sin embargo, como decía al principio, este concepto empieza a sonar en el mercado y habrá que mirarlo, como todo, con cierta prudencia para ver si se consolida como el siguiente paso en la colaboración y el compromiso con el cliente o si más bien se convierte en una moda pasajera. En este aspecto, Juan Miró, Sales Manager, Infor España apunta que “La nueva generación de ERPs sociales permite a los usuarios “seguir” (tal como lo podrían hacer en redes sociales como Twitter o Facebook) la información y el trabajo que les interesa de otros compañeros. Se trata de un feed de noticias al que las personas puedan suscribirse, en lugar de utilizar listas de correos electrónicos esporádicos. Los “objetos” se siguen dentro de una red de empresa social que puede incluir órdenes de compra y ventas, peticiones de trabajos de mantenimiento, clientes, facturas e incluso piezas específicas de los equipos. Estas redes de empresa social son inteligentes puesto que están diseñadas para utilizar la red existente de personas, aplicaciones, máquinas y datos –incluso cuando las personas no se conocen entre sí. Utilizando el conocimiento de todas las conexiones necesarias entre personas/departamentos en sus puestos de trabajo específicos, se puede crear un “gráfico social” de la empresa”. Por su parte el country manager de Primavera BSS asegura que “el ERP Social está basado en el intercambio de datos operacionales y tiene un gran impacto en las organizaciones. Estas soluciones proponen una nueva forma de acceso y de consumo de la información de negocio, promoviendo una mayor interacción por parte de los stakeholders de la organización con la incorporación de herramientas colaborativas que permitan mejorar la calidad, eficiencia y productividad empresarial. Al fomentar la colaboración y la comunicación en la empresa se consigue que la información compartida sea mucho más fluida y de mayor calidad, aspecto vital en los procesos de toma de decisiones, los cuales, además de volverse más ágiles, resultan más eficientes. El cariz colaborativo propio de estos sistemas permite, además, mejorar los procesos de negocio y simplificar el seguimiento de tareas, procesos o proyectos, repercutiendo en una mayor eficiencia, tanto en términos operacionales como de información compartida, y ayudando a construir y mantener una base de conocimiento de gran valor para la organización”. En la misma línea Xavier Ciáurriz asegura que “por un lado las Redes Sociales son una nueva forma de comunicarse, de buscar información, de comparar, de opinar, de interactuar con la empresa de forma directa y, en el punto final adquirir nuestros productos y servicios. El incorporar toda esta información a nuestros sistemas de gestión y abrir nuevos canales de comunicación e información con nuestros clientes y clientes potenciales, si se gestiona de forma coherente, puede aportar a las empresas una mayor competitividad, un mayor acercamiento al mercado y una mejor y más real adecuación de sus productos a las necesidades de sus clientes”.
Conclusión
Los ERP necesitan cada vez mayores funcionalidades orientadas a automatizar otros procesos ajenos al ámbito exclusivo de lo que son finanzas, administración y logística, como por ejemplo, ámbitos comerciales, de recursos humanos, gestión comercial, proyectos, “business intelligence”, etc. Además esos procesos deben poder ser gestionados y automatizados de forma transversal, es decir, los ERP tendrán que tener la capacidad de que diferentes personas de distintos departamentos puedan interactuar entre sí en un proceso de negocio determinado, todo bajo el paraguas de un único sistema y base de datos para todos.
Como se apunta desde Exact, “los sistemas ERP han de favorecer un entorno colaborativo dentro de las organizaciones que no sólo implique al 10% de los empleados que por media trabajan en el departamento administrativo-financiero, que son quienes habitualmente tienen acceso al ERP, sino que posibilite que cualquier empleado de la empresa tenga acceso a información relevante del negocio para su cometido profesional, información que además ha de ser accesible desde cualquier lugar y momento. De esta manera se aumenta la eficacia y productividad de los empleados así como la competitividad de la empresa. Por otro lado, continuará la tendencia hacia la incorporación de la tecnología Web 2.0 en las aplicaciones corporativas, ya que generan información valiosísima para las empresas y entidades (clientes, empleados) en su toma de decisiones. Las herramientas web 2.0 permiten a las empresas desarrollar aplicaciones más ricas e interactivas. Por otro, y todavía más importante, está la oportunidad que para las compañías representa mantener un contacto más cercano con los clientes y socios”.
The ERP one
Xavier Ciáurriz, Director Unidad de Negocio Pymes Wolters Kluwer | A3 Software
Todos estamos de acuerdo con Bob Dylan en que ”The Times Are Changing”, pero seguimos comportándonos como Marlon Brandon, o mejor, como Lee Marvin, en la célebre película “The Wild One”, encarnando a un auténtico espíritu que actúa sin saber que lo es y se ha convertido en un perdedor sin darse cuenta (personalmente lo prefiero al atormentado y carne de psicólogo de Marlon). El mercado, la comunicación, la tecnología… todo cambia a nuestro alrededor pero seguimos actuando con las mismas pautas mentales como si las cosas fueran eternas, y cuando descubrimos que esto no es así, sobreviene el desastre, seguimos pensando en lo mejor cuando en realidad lo que necesitamos es lo necesario. Se acabó el tiempo de los sueños e impera el de la realidad.
Y con los ERP’s nos ocurre lo mismo. Seguimos buscando el “mejor ERP”, la marca más conocida o reconocida (cuestión de matiz, pero que no es lo mismo), en lugar de centrarnos en buscar cuál es el que más nos conviene y el que mejor se adapta a nuestras necesidades.
Muchas empresas han encontrado en los ERP’s la herramienta-palanca para organizarse y sobrevivir a la actual coyuntura económica. Automatización de procesos, integración de áreas, información en tiempo real, ayuda a la toma de decisiones, etc. En definitiva ayudando a las empresas a ser más competitivas.
Lo sabemos todos, lo tenemos claro, pero aún así cuando nos encontramos ante la tesitura de escoger un ERP, seguimos pensando en “el mejor”, el ERP One, ese que va a ser la panacea para seguir con éxito nuestra travesía empresarial.
Y por supuesto, todos los fabricantes insistirán en que su solución de gestión es justo lo que estamos buscando. Cada uno con sus particularidades, sus ventajas competitivas y sus grandes funcionalidades, su número de clientes utilizándolo, sus años de expertise, la calidad de sus servicios y como no, sus precios y sus fórmulas de financiación.
Y con la oferta disponible, los argumentos, ventajas y beneficios se multiplican. Y seguimos buscando el “number one”. ¿Tan difícil es buscar aquel que se adapte a nuestras necesidades?¿o quizás el problema es delimitar nuestras necesidades?
Buscamos el software más avanzado, el de mayores funcionalidades, seguimos pensando que lo sencillo es simple y lo complejo lo adecuado. Seguimos pidiendo potencia cuando lo que necesitamos es eficiencia en nuestra gestión. Exploramos funcionalidades que a posteriori no utilizamos, contratamos el ERP deseado y luego regateamos en la formación de nuestros empleados. Seguimos pensando que caro es sinónimo de bueno y barato es igual a poco dotado.
Y al final… una inversión desmesurada, un ERP infrautilizado, unas necesidades básicas sin cubrir y unas necesidades proyectadas cubiertas, pero no puestas en marcha. Y luego, la culpa es del ERP.
¿Solución? Sentido común y analizar con realismo nuestras necesidades y nuestras capacidades. Marlon Brando llevaba en su moto un trofeo como el mejor de la carrera, pero lo cierto es que lo había robado.
No hay un ERP mejor que otro, pero seguro que hay uno que se adapta a nuestras necesidades, siempre que no busquemos un deportivo cuando necesitamos una furgoneta.
Que no nos pase como en The Wild One, creyendo que el bueno Marlon es el mejor, cuando el más auténtico y consecuente es el malo Marvin.
Claves para elegir un ERP
Isabel Pomar, directora comercial de DATISA
Aunque, ciertamente, hay muchos procesos que se repiten casi de manera idéntica en todas las compañías, permitiendo la implantación de una gestión, digamos, estándar, también hay empresas con algunas particularidades específicas que las hacen diferentes y que exigen el despliegue de una herramienta vertical. Algunos ejemplos claros los tenemos en el sector de la industria hotelera, la restauración, los talleres, las asesorías, etc.
En el caso de que nuestra empresa pertenezca a un sector con ciertas particularidades que necesitan el tratamiento de una herramienta vertical, como pueden ser el sector de la logística, hostelería, construcción, transporte, etc., es muy posible que necesitemos un software específico. Este tipo de programas, como ya comentaba nos ofrecen grandes ventajas en el tratamiento de las particularidades del área al que se dedica nuestra compañía, adaptándose a las particularidades de facturación, de atención al cliente, de gestión de proyectos, gestión de rutas, …
Los aplicativos verticales aportan beneficios incuestionables, sobretodo, en la resolución de problemas “ad-hoc”. Sin embargo, en general, muestran algunas carencias en procesos más generalistas como los financieros o los contables, estratégicos, también para el negocio.
Lo primero que deberíamos analizar entonces, es si realmente necesitamos una solución vertical. Está claro que cada sector tiene sus particularidades, sobre todo, en el área de gestión comercial. Aunque muchos sectores se parecen y sus necesidades de gestión pueden ser resueltas con una herramienta estándar.
Los EPR más modernos, como el de DATISA, incorporan funcionalidades avanzadas de integración que favorecen la comunicación con los programas verticales. Gracias al avance en el desarrollo de estos enlaces, el intercambio de información entre una solución vertical y otra, digamos, horizontal o convencional, asegura que ambas herramientas podrán utilizarse como si fuera una sola. Esto ha permitido que muchas empresas hayan implantado una solución sectorial y que disfruten a la vez de una gestión financiera más óptima. Los usuarios apenas perciben la diferencia entre ambos aplicativos. Por lo tanto, si la disyuntiva está en elegir una solución vertical o un ERP estándar, mi consejo es dejarse asesorar por un buen profesional que analizará las pretensiones de la compañía y propondrá la mejor alternativa posible.
Para que la fusión de ambos programas funcione perfectamente es necesario aparte de una compatibilidad tecnológica, una filosofía parecida, una visión similar en la forma de dar respuesta a las necesidades de los usuarios. Este punto es muy importante para garantizar que la integración va a funcionar sin problemas. La tecnología, hoy en día, nos permite tener una solución sectorial específica, y disfrutar de los beneficios de la mejor gestión financiera.
Las tendencias en el ERP
Luis Cadillon, Country Manager de PRIMAVERA BSS España
Las aplicaciones de software de gestión están en un proceso continuo de innovación con el fin de satisfacer las necesidades cambiantes de las empresas. Partimos de la base de que las empresas no compran un ERP, sino que compran una solución a los problemas de gestión que les atenazan y que les impiden avanzar. A pesar de que podamos pensar que los ERPs han alcanzado un gran nivel de madurez, aún tienen un largo recorrido en tanto en cuanto recopilan información crítica del negocio y facilitan la exploración y explotación de datos apoyando la toma de decisiones. Para adaptarse a las necesidades de los clientes, estos sistemas están evolucionando principalmente hacia la simplificación de las implementaciones y a su alineamiento con los procesos de negocio.
Las aplicaciones CRM han ido ampliando su radio de acción, abarcando en su totalidad el ciclo de vida de los procesos y superando las fronteras de los departamentos de la empresa, desencadenando en el denominado CRM Social. La revolución de los Social Media ha fomentado la colaboración e involucración del cliente en los procesos de las empresas, convirtiéndose en el principal prescriptor de los productos y servicios que éstas ofrecen. Por ello, las soluciones CRM deben ir más allá del simple hecho de mejorar las relaciones con los clientes. El CRM debe conseguir la participación y el compromiso del cliente de cara a desarrollar nuevos productos, que se adapten a sus necesidades y que se adelanten a la demanda del mercado, pues será quien fomentará el interés y la venta de los mismos. Hoy las empresas necesitan el feedback del cliente y el CRM se presenta como la herramienta perfecta para recopilar toda la información proveniente de las redes sociales, internet o incluso dispositivos móviles, medir el comportamiento de los clientes, las tendencias de consumo y la opinión hacia determinada marca o producto. Las herramientas CRM deben ser capaces no sólo de almacenar sino también de gestionar y soportar el intercambio de información de forma rápida y ágil con el cliente. Si se usan con inteligencia, los medios sociales pueden proporcionar beneficios significativos a sus usuarios y, por tanto, estas herramientas deben permitir crear y gestionar una base de información sobre los clientes de forma que, partiendo de ésta, sea posible asentar los pilares de una relación más sólida, más duradera y, en definitiva, más ventajosa para todos.
Tampoco debemos olvidarnos de las Soluciones Verticales, una tendencia que menos tiene que ver con avances tecnológicos y más con una estrategia de mejor uso del conocimiento. Y por último, las soluciones de Business Intelligence, que se colocan “encima” de una solución ERP madura, y que no hacen sino seguir un camino de evolución en la utilización que damos a los datos transaccionales. Una vez que el ERP nos ha asegurado con su madurez que la gestión de las operaciones es firme y controlada, queremos explotar esa masa enorme de datos y convertirla en algo realmente valioso: en conocimiento utilizable para la empresa. Aquí es donde las soluciones de BI aportan su valor, pero siempre en entornos empresariales maduros desde el punto de vista del uso de ERP.
Por otro lado, estamos siendo testigos del boom generado en los últimos años en torno al mundo de las telecomunicaciones en general y de los dispositivos móviles en particular, evolucionando hacia una mayor flexibilidad y movilidad. Facilitar el intercambio de datos y garantizar el acceso inmediato a información de gestión en cualquier momento y desde cualquier lugar se ha convertido en una máxima para las empresas. En este sentido, la elevada flexibilidad asociada al paradigma de Cloud Computing hace que este modelo se esté imponiendo en el mercado, pretendiendo, además, reducir la inversión de las empresas y convertirla en costes mensuales, menores y más fácilmente abordables. Poder dar respuesta a las exigencias de las empresas en términos de flexibilidad y movilidad, nos ha llevado a los fabricantes de TI a apostar por el desarrollo de mecanismos que permitan la integración de las soluciones ERP y CRM con todo tipo de dispositivos móviles.
Con todo ello, no es difícil vaticinar que el alojamiento en la Nube y la Movilidad se presentan como los principales motores del sector de las TI en los próximos tiempos. Existe una clara tendencia de ir uniendo poco a poco los modelos on premise y los modelos on demand. Los fabricantes y desarrolladores tenemos la responsabilidad de respetar la inversión efectuada por los clientes en productos e infraestructuras on premise que apoyan sus procesos de negocio pero, al mismo tiempo, ofrecerles la oportunidad de acceder a servicios complementarios que aportan un enorme valor añadido a la gestión de sus empresas en entorno cloud e impulsar, de esta forma, la inversión efectuada. Es aquí donde se nos presenta un importante reto que pasa, no solo por garantizar la rapidez de acceso a partir de diferentes plataformas, sino también la integración de sistemas on premise con soluciones y servicios cloud native, apostando por infraestructuras tecnológicas que sean capaces de conectar de forma natural los sistemas instalados dentro de la propia empresa con servicios cloud, evolucionando hacia modelos híbridos que ofrecen importantes ventajas como la movilidad y la facilidad de acceso.
