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Reducir los costes ocultos de las organizaciones: el reto de la gestión documental

Escrito por Redacción Byte TI el 13 mayo, 2015 en Kyocera
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El trabajador medio pierde aproximadamente la mitad de su jornada laboral buscando los documentos que necesita para su trabajo diario. Este dato, extraído de un estudio de PwC, es un claro ejemplo del desafío al que se enfrentan las empresas a la hora de procesar toda la información que les llega cada día. Y es que, las compañías reciben miles de documentos procedentes de diversos lugares (mail, correo ordinario, fax…) que requieren ser procesados de muy distintas formas: algunos archivos deben imprimirse, otros almacenarse, enviarse a un determinado empleado e incluso introducirse automáticamente en una aplicación de negocio.

Todo ello implica una gran complejidad en los procesos, pérdida de eficiencia y aumento de los costes. No en vano, los gastos visibles de la gestión documental apenas alcanzan el 10% del presupuesto total que las instituciones dedican a esta partida, prueba de que no se están manejando los documentos como se debería. De hecho, si implementásemos una estrategia documental adecuada a las necesidades de cada empresa, se podría garantizar una mayor eficiencia así como un mayor rigor en el cumplimiento de los trámites de seguridad y legalidad.

Esta tesitura requiere, por tanto, de una solución. Es aquí donde entramos los proveedores de soluciones IT. Aunando notables opciones de software y hardware buscamos integrar estos procesos para, así, reducir los costes, aumentar la protección y el control de los documentos y, en definitiva, aumentar la eficiencia de las compañías ayudándoles a ahorrar mientras mejoran la calidad de su servicio.

Siguiendo esta línea, los proveedores IT estamos desarrollando apuestas y soluciones de gestión documental para que nuestros clientes puedan beneficiarse de una mayor escalabilidad, flexibilidad y adaptabilidad a la hora de almacenar, procesar y controlar los datos e información relativos a sus clientes, proveedores, empleados o partners. Es necesaria una aproximación end-to-end con las diversas soluciones y servicios documentales para que las organizaciones puedan establecer flujos de trabajo, archivar documentos, recuperar información en apenas segundos o distribuir automáticamente los diferentes archivos.

Este tipo de soluciones (MyDOCument en el caso de KYOCERA) buscan adaptarse a la capacidad y dimensión de las compañías que contratan estos servicios. Esta adaptabilidad es fundamental sobre todo en un país donde más del 90% del tejido empresarial reside en manos de las pymes.

Las ventajas de contar con una herramienta de gestión documental

Una correcta estrategia de gestión documental, emprendida a partir de una herramienta que integre todos los procesos que confluyen en la gestión de documentos de la compañía, dota de unos automatismos a la empresa que le permiten –entre otras funcionalidades- mejorar el servicio al cliente al acelerar el proceso de validaciones y de gestiones desde que un archivo entra en la organización hasta que sale.

De este modo, una factura que se reciba por correo electrónico es reconocida por la solución como tal, remitida a la aplicación de facturación, procesada, devuelta al sistema y contestada con un e-mail predeterminado. Todo ello en apenas minutos y sin que ningún empleado tenga que perder tiempo en estas tareas, centrándose en lo que de verdad importa: el ‘core’ de negocio.

Este ejemplo supone un claro de aumento de la productividad, obtenido a partir de la contratación de las soluciones y servicios que ofrecemos los proveedores tecnológicos. Además, a ello se le ha de sumar un aspecto fundamental: el aumento de la seguridad. Y es que, este tipo de aplicaciones establecen un régimen de permisos para autorizar o negar el acceso a determinado tipo de documentos. Si a esto le añadimos una mejora organizacional en todo el flujo documental de la empresa, estas aplicaciones proveen a los gerentes de un mayor control interno, permitiéndoles ver de un golpe de vista cualquier documento e información que necesiten.

Esto se traduce, además, en un importante ahorro de costes para las empresas. Según AIIM (Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen), una organización con un uso intensivo de documentación podría ahorrarse implementando un software de gestión documental unos 880€ por empleado y mes. De esta forma, combinando soluciones de este tipo, las empresas pueden lograr un notable aumento de la eficiencia en sus procesos de gestión de documentos mientras reducen el dinero invertido en sus procesos TI.

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