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La importancia de una buena Gestión Documental en el sector retail

  • Con MyDOCument cualquier documento almacenado puede reemplazarse, descargarse o enviarse por correo electrónico

Escrito por Nacho Saez el 17 diciembre, 2015 en Kyocera
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En las tiendas, a pie de calle, es habitual ver como papeles, facturas, catálogos y documentos en general se agolpan tras los mostradores, dando una sensación de desorden que perciben todos los potenciales clientes. Además, cuando se hace necesario echar mano de alguno de ellos, el tendero puede llegar a tardar un tiempo verdaderamente molesto que puede enfadar al consumidor, frustrando incluso la compra.

En este tipo de negocios, especialmente en el caso de las tiendas de mediano a gran tamaño, el trato que los clientes reciben es uno de los factores más importantes, por eso una gestión documental eficiente puede ser clave para aumentar las ventas o, al menos, no perderlas por una gestión ineficaz. En este sentido KYOCERA Document Solutions cuenta con soluciones especializadas para el mercado retail.

Todos los archivos en un único lugar

En este sentido, la compañía nipona cuenta con la solución MyDOCument. Con ella es posible digitalizar documentos, almacenarlos y recuperarlos desde la propia aplicación. Así, permite recuperar información de forma automática, reconociendo partes concretas del documento para extraer información. Pero no sólo eso, ya que en el caso de no saber exactamente cómo buscar un documento, también se puede rastrear por su contenido, es decir, se podrán localizar aquellos documentos que contengan un determinado término.

En cualquier caso, desde MyDOCument cualquier documento almacenado puede reemplazarse, descargarse o enviarse por correo electrónico, de tal manera que los flujos de trabajo con proveedores sean lo más ágiles, dinámicos y eficientes posible.

Mayor control sobre lo que se imprime en la tienda

Asimismo, KYOCERA ha desarrollado MyQ, un software para que las empresas puedan controlar el uso que se hace de sus equipos de impresión. De este modo, el servicio autoriza o restringe el acceso a documentos a ciertos dependientes para mantener a buen recaudo la información confidencial, ya sea impresa o escaneada. Así, esta solución garantiza la protección de los datos más sensibles como facturas, albaranes, nóminas y planillas de los empleados.

Gracias a las soluciones de KYOCERA, las empresas del sector retail que las implantan, logran un importante ahorro de dinero en sus tareas de impresión (gracias a unas políticas de impresión más adecuadas y una gestión de flujos de trabajo más digitalizada), sino también una mejora de la eficiencia a la hora de buscar cualquier archivo dentro del gestor documental. Las tiendas consiguen, además, una mayor flexibilidad para atender a más clientes en cada vez menor tiempo, centrándose en vender sus productos y no en montañas de albaranes y facturas

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