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La oficina sin papeles es una utopía

Escrito por Nacho Saez el 8 junio, 2012 en Desayunos Tecnológicos
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La oficina sin papeles es una entelequia, al menos en los próximos años. De lo que se trata es de imprimir mejor y diferente y de que el usuario tenga una política de impresión adecuada.  Además, parece claro que la tendencia se dirige al equipo multifunción, al pago por uso, la impresión en movilidad, la adaptación a los entornos Cloud. Está por definir si el futuro será de la tecnología láser o de la inyección de tinta. Estas son las principales conclusiones del nuevo Desayuno Tecnológico organizado por la revista BYTE TI, en esta ocasión en torno al mercado de la Impresión, y en el que participaron José Ramón Sanz, Responsable de Marketing de producto de Brother, Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Manager, Área de Marketing de Canon, Alex Mateo, Product Manager de Epson, Rafael Solanas, Manager Printer and IT Channel de Konica Minolta, Jesús Contreras, Director de Desarrollo de Negocio y Marketing de Kyocera, y, Nelson Bravo, Director de Canal, Consumo y Marketing de Lexmark.

Todos ellos compartieron un desayuno de trabajo con la redacción de esta revista, en el que se abordaron los principales temas de actualidad que rodean al importante mercado de la impresión, y del que ofrecemos en las siguientes líneas sus más destacados puntos de vista.

En primer lugar se trató la situación del mercado. ¿Es cierto ese mito de la oficina sin papeles? ¿Se siguen imprimiendo grandes cantidades de documentos? Para gustos los colores. José Ramón Sanz, Especialista de Productos de Impresión de Brother, cree que “la impresión de documentos está en una fase descendente. Eso sí, la impresión se mantiene dentro de las rutinas de la organización. Es lo que llamamos impresión efímera. Hablamos además de digitalización permanente. Y es que, los documentos que estaban antes en papel ahora se están pasando a digital”. En esta misma línea se situó Jesús Contreras, Director de Desarrollo de Negocio y Marketing de Kyocera, para el que “la realidad es que las empresas están imprimiendo menos. La situación de crisis ha afectado a este mercado, y la impresión ha sido una de las partidas en las que han encontrado la posibilidad de reducir costes sin que ellos supieran que ahí podían reducir costes. Para reducir estos costes, una de las opciones por las que se está apostando es por la monitorización del puesto de trabajo. Y es que, los usuarios cuando están monitorizados se piensan mucho si mandar a imprimir algún documento. La oficina sin papel, es verdad que está empezando a hacer, pero es difícil que se produzca en los próximos años. Igual que las empresas no se han preocupado por lo que se imprime, tampoco se han preocupado por la gestión documental. No saben que tienen que digitalizar, ni que documentos son importantes, etc”.

Rafael Solanas, Manager Printer and IT Channel de Konica Minolta, se sitúa en la misma línea que Contreras. Para este ejecutivo, “ahora mismo hay menos empresas y menos trabajadores, por lo que es lógico que se imprima menos. Las empresas además están controlando los costes. En cuanto a la digitalización no saben qué digitalizar, con qué programa, con qué fabricante, etc. Se pueden ahorrar hasta un 6% si se hace una digitalización correcta, además de mejorar la productividad de los empleados. Creo que la oficina sin papeles es una utopía y muchas veces se necesita la documentación impresa”.

Fuera de esta línea, Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Manager, Área de Marketing de Canon, pone el punto de atención en la educación del usuario al afirmar que “Lo que se hace es imprimir mejor. La coyuntura económica es algo que ha ayudado a la reducción de costes, pero nosotros hemos tenido un papel muy importante en la ediucación de impresión. Antes se imprimía todo y ahora sólo lo realmente necesario”.

 

Reducción de Costes

La clave del éxito en darse cuenta de las posibilidades que ofrece el documento impreso se encuentra en la reducción de costes. Y es que, hasta hace unos años, nadie se fijaba en la cantidad de dinero que se desperdiciaba a través de la impresión. Pero no se trata de imprimir menos, ni de poner menos impresoras. Tal y como aseguró Nelson Bravo, Director de Canal, Consumo y Marketing de Lexmark, “Hay que identificar cuáles son los gastos del cliente en torno a la impresión, después ver cómo lo gasta. Sabiendo estas dos cosas se puede saber qué soluciones necesitan y nosotros podemos aportárselas. Esto nos obliga a ser más creativos en las soluciones. Hay muchos pequeños pasos que podemos dar para que las empresas puedan reducir costes”. Prácticamente idéntica es la opinión de Jesús Contreras de Kyocera que cree que “lo más importante es la concienciación de las empresas. Lo primero que hay que hacer es un análisis de la situación del cliente. No hay que dejar que el cliente compre lo primero que se le viene a la cabeza. Hay que hacer un estudio global de sus necesidades.  En muchos casos la barrera que tiene el cliente es la propia persona que ha estado gestionando eso durante muchos años, porque pone de manifiesto que se han tomado decisiones equivocadas. Igual que se tiene una política de viajes o de flotas, también hay que llevar una política de impresión que lo que va a hacer es concienciar a los empleados de que el coste de impresión es importante”. Tanto José Ramón Sanz de Brother como Alex Mateo, Product Manager de Epson, consideran que lo más importante para reducir costes se encuentra en la concienciación del usuario para que éste imprima sólo lo necesario. De hecho, el primero de ellos considera que “es necesaria la concienciación interna de todas las personas de la compañía para que impriman lo que realmente se necesita. Además es necesario comprar equipos que me ofrezcan  ahorros y que están dimensionados a mis necesidades. Más: imprimir a doble cara. Es increíble que en España el 70% de las impresoras instaladas no imprima a doble cara y cuando éstas sólo cuestan 20 euros más”. Contreras va más allá y asegura que en su compañía al cliente le dicen: “Imprime menos y lo que no te quede más remedio que imprimir hazlo más eficientemente. Esta oferta global se adapta a cualquier tipo de empresa. Nuestra oferta se centra en el análisis previo de las necesidades del cliente. Nuestros servicios están adaptados a esas necesidades y después le hacemos una oferta que no necesariamente implica la inversión en equipos hardware. Lo que nos piden es una acción de consultoría”. Alex Mateo de Epson indica que la estrategia de su compañía se centra en “ofrecer un coste por copia muy estructurado para que la empresa escoja y luego tenemos la parte de asesoría para grandes y medianas empresas en la que se le ofrece al cliente una asesoría que vaya acorde a sus necesidades”.

En lo que respecta al pago por uso, una tendencia que parece estar extendiéndose poco a poco para reducir los costes, José Ramón Sanz, Especialista de Productos de Impresión de Brother cree que “no esta implantado el pago por uso, porque no cubre las necesidades del cliente. El cliente nos está pidiendo es que seamos capaces de integrar servicios sobre plataformas diferentes. Hay casos en los que no hay que cambiar de máquinas, pero para reducir costes muchas veces lo que se le ofrece es una sustitución del hardware”.

 

Tendencias

Y cuáles son las tendencias para este mercado. Tanto cloud como los dispositivos móviles parecen estar entre los favoritos. Para Rafael Solanas, Manager Printer and IT Channel de Konica Minolta cree que “lo que viene se encuentra en las aplicaciones en la nube. Además, nosotros estamos apostando por las redes sociales corporativas en las que integramos todas ellas en una plataforma y evitamos el flujo de correo electrónico para favorecer la relación con los clientes”. Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Manager, Área de Marketing de Canon, por su parte considera que “la nube es la tendencia principal. Nuestras plataformas ya se enganchan de manera bidireccional para poder imprimir. Cloud está consiguiendo que el pago por uso se afiance. En mi opinión la otra tendencia es la impresión desde dispositivos móviles que se adapta perfectamente para facilitar el acceso a los documentos. La tercera tendencia es que los fabricantes lo que vamos a ofrecer todos son servicios alrededor del documento (impresión, gestión, etc.) porque cada cliente tiene unas necesidades concretas”.

Finalmente, Alex Mateo, Product Manager de Epson cree que las claves hay que buscarlas en “los equipos multifuncionales, la impresión en la nube, que ya lo incorporamos en los equipos, así como la impresión a través de dispositivos móviles. Yendo más hacia la empresas estamos viendo es que se están tendiendo a la impresión más distribuida dentro de la compañía. Es decir, se distribuyen los equipos más eficientes, con impresoras más pequeñas metidas en varios departamentos de la empresa y por eso tiene importancia la inject”.

Y hablando de inject, se plantea el eterno dilema. ¿Qué es mejor para una empresa? ¿Impresión láser o de chorro de tinta? Pues igual que en las tendencias la unanimidad parece clara en este sentido se puede decir que en la variedad está el gusto.  José Ramón Sanz de Brother afirma que en su compañía, “trabajamos con las dos líneas de producto. Antes era inimaginable que el láser estuviera en una casa y ahora sin embargo, nos podemos encontrar en un hogar una impresora láser sin ningún tipo de problema. Por otra parte, la inyección de tinta que hace unos años era exclusiva del hogar, ahora se encuentra en bastantes oficinas en las oficinas. Esto es así porque la tinta es más eficiente para imprimir color que el láser”. Tanto el portavoz de Canon como el de Epson se sitúan en la misma línea y lo justifican en que hay que ver las necesidades de cada cliente. A algunos les puede interesar más el láser y a otros la inyección.

La necesidades del cliente las concreta Nelson Bravo de Lexmark: “Si lo que queremos es imprimir en monocromo, indudablemente la apuesta pasa por el láser. Pero si lo que pretendemos es hacerlo en color se puede elegir entre las dos opciones”.

En el lado opuesto se sitúan Contreras de Kyocera y Solanas de Konica Minolta. En opinión de ambos, la tecnología láser ha ganado claramente a la de inyección de tinta, sobre todo en lo que respecta al mercado empresarial en el que la tecnología láser es el modelo que a triunfado de manera clara. Además en opinión de ambos, hasta que no mejoren los costes de la impresión inject, las empresas no se apartarán del láser. Para finalizar destacan que una buena prueba del triunfo del láser sobre la inyección es que la primera a acabado por llegar a los hogares.

Alex Mateo, Epson

Jesús Contreras, Kyocera

Jose Ramón Sanz, Brother

Marco Aurelio Losas, Canon

Nelson Bravo, Lexmark

Rafael Solanas, Konica Minolta

 

DESPIECE

KYOCERA Document Solutions

Desde el pasado mes de abril, KYOCERA Mita España ha pasado a llamarse KYOCERA Document Solutions, nombre bajo el que arrancamos una nueva etapa con un objetivo principal: seguir avanzando con nuestras estrategias en la gestión documental y en los servicios de impresión. Por otro lado, nuestro sistema ECOSYS está de celebración. Cumpliendo 20 años a la vanguardia en el campo de la gestión documental, continuamos dando prioridad a la reducción de gastos mediante componentes de larga duración y cartuchos de tóner con apenas 4 piezas, que genera menos residuos, menos necesidad de espacio de almacenaje y por tanto mayor compromiso con el medio ambiente para las empresas que cuentan con KYOCERA.
Por último, KYOCERA sigue creciendo con la apertura de su nueva oficina en Barcelona. Gracias a este plan de expansión, queremos generar un mayor volumen de negocio acercándonos a grandes empresas de la región, y a la par, proporcionar a nuestros distribuidores un apoyo más directo y eficaz.

 

Lexmark

Las Soluciones Integradas de Lexmark constituyen un paquete de herramientas para el entorno corporativo. Estas aplicaciones se ejecutan en el mismo dispositivo del cliente una vez hayan sido instaladas por partners certificados por Lexmark. Pensadas para agilizar el flujo de trabajo, estas soluciones permiten evitar la repetición de tareas habituales de forma manual, con la pérdida de tiempo y dinero que ello supone. Con ello, la empresa logra ahorrar tiempo, reducir costes y minimizar el impacto sobre el medio ambiente, por lo que la adopción de las Soluciones Integradas de Lexmark es un paso decisivo a la hora de conseguir una mayor eficiencia. Al igual que el resto de nuestros productos, su facilidad de uso y productividad son nuestro principal objetivo. Esto se hace realidad a través de las pantallas táctiles a color de los dispositivos Lexmark y su adaptación a las necesidades específicas de cada negocio, que se materializa por medio del asesoramiento y su instalación exclusiva a cargo de los técnicos certificados por Lexmark. Como resultado se contará con dispositivos más intuitivos y productivos, adaptados a las necesidades de cada negocio.

 

Brother

En Brother distinguimos entre la impresión móvil profesional, donde el equipo se transporta con la persona que necesita imprimir, y la impresión móvil personal, donde cada persona puede imprimir en un equipo de impresión próximo, ya sea suyo, de un amigo, de la empresa o de un lugar público como un hotel o una biblioteca. Dentro de la imprsión móvil personal, Brother ofrece diferentes aplicaciones para poder imprimir desde smartphones y tablets, destacando la aplicación gratuita Brother iPrint&Scan que permite imprimir y escanear, así como el desarrollo de equipos compatibles con Airprint o Google Cloud Print™.

 

Epson

La toma de decisiones de compra de equipamiento en las empresas pasa por conseguir el menor coste con la máxima productividad, la fórmula de la eficiencia.  La gama de impresión profesional Epson WorkForce Pro establece nuevos estándares de calidad, fiabilidad, rendimiento y eficiencia; para ofrecer las principales ventajas de las impresoras láser pero proporcionando a su vez un ahorro increíble de hasta un 50% en el coste de impresión a color comparado con sus competidoras láser. Un ejemplo magnífico de innovación “a la medida de la empresa”.Las empresas se benefician de una menor inversión en tinta gracias a las opciones de cartuchos de alto rendimiento con capacidad hasta 3.400 páginas, además de una resolución de 4800 x 1200 ppp, para ofrecer textos más claros e imágenes más nítidas que las láser. Y por si fuera poco, son compatibles con servicios de impresión móvil Epson Connect: AirPrint, Epson iPrint y Google Cloud Print; algo que permite a profesionales que viajan habitualmente o realizan reuniones de trabajo fuera de la oficina o en salas propias alejadas de su equipo de impresión, poder imprimir con absoluta facilidad desde cualquier lugar.  Pero las WorkForce Pro van más allá porque reducen  el consumo energético en un 80% respecto a las impresoras láser. Porque la impresión profesional está cambiando, las Epson WorkForce proponen velocidad y calidad, un 50% más económicas que otras soluciones y un 80% más ecológicas. Más información en www.epson.es/workforcepro

 

Canon

uniFLOW es una plataforma de software diseñada para incorporar todo el valor de los dispositivos multifunción (MFD) a la empresa. Su estructura modular y la estrecha integración con el hardware de Canon permiten configurar el sistema en función de las necesidades de cada empresa. Al controlar los procesos de impresión y escaneo, uniFLOW permite al responsable de IT administrar el sistema con un solo conjunto de cuentas de usuario y una sola base de datos. Los usuarios  mantienen una interacción perfecta con el dispositivo MFD, accediendo a todas las funciones sin necesidad de familiarizarse con una nueva interfaz ni tener que autenticarse cada vez que vaya a usar una nueva función. uniFLOW se ajusta a organizaciones de cualquier tamaño y su arquitectura basada en la web le permite ejecutar el software en múltiples ubicaciones, con todos los datos almacenados en una base de datos central SQL Server. uniFLOW es un completo sistema de gestión  que proporciona, desde la impresión segura para dispositivos móviles, hasta la posibilidad de capturar documentos directamente en aplicaciones tales como Microsoft SharePoint. En las compañías que cuentan con departamentos de impresión o con requisitos de impresión profesional, uniFLOW puede integrarse con Helix Production Workflow para producir tickets de trabajo, envío de trabajos por Internet, impresión de dato variable y funciones de gestión de cualquier departamento de impresión. La versión 5.1 de uniFLOW gestiona procesos de impresión y escaneo y ofrece compatibilidad con dispositivos móviles, tales como smartphones y tablets. Así, las empresas pueden imprimir de un modo seguro utilizando dispositivos móviles, y gestionando con eficacia los costes asociados a los mismos.

 

Konica – Minolta

Con el sistema bizCopy de Konica Minolta el cliente únicamente paga por las copias que realice a través de una única cuota de renting. De este modo, el usuario cuenta con una máquina Konica Minolta que tiene implementada esta solución de pago por uso. De este modo, con el coste por copia, se abre una oportunidad de oro para el Canal IT. Este nuevo sistema es el negocio del futuro en impresión y está creciendo de forma exponencial. La multinacional Konica Minolta se encuentra en plena fase de expansión de esta aplicación, gracias a su comercialización con precios cerrados sin mínimos y la garantía de fabricante de 5 años.

 

Las bizhub C35 y bizhub 36 son multifuncionales de Konica Minolta que utilizan el sistema de coste por copia bizCopy. Ambos dispositivos ofrecen la posibilidad de imprimir desde dispositivos móviles, cuentan con tecnología OPEN API (que permite la compatibilidad con terceros) y gozan de capacidades de escaneado, impresión, fax y copia, junto con una interfaz intuitiva. Mientras que el primero realiza todas sus funciones a color, el segundo de ellos es la primera multifuncional A4 monocromo de la compañía que permite imprimir en A3, lo que mejora sensiblemente la flexibilidad de los grupos de trabajo que necesitan imprimir en este tipo de formato.

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