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El editor y generador de documentos inteligente se hace realidad con Ibermática

Escrito por Redacción Byte TI el 16 junio, 2016 en Gestión Documental y ECM
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Ibermática ha desarrollado un novedoso editor y generador de documentos que va a ahorrar tiempo y costes a los usuarios que lo utilicen. Se trata de una herramienta “inteligente”, personalizable, y con un uso tan ágil y sencillo que reduce el ‘time to market’ en las comunicaciones con los clientes. También es multidispositivo, permite exportar los documentos en múltiples formatos y se puede integrar con aplicaciones y sistemas de diferente naturaleza. Todo ello hace que esté dirigida a organizaciones de todo tipo, aunque resulta particularmente útil en sectores que, dada su tipología de actividad, tienen unas necesidades de generación de documentos muy exigentes.

Los documentos son y van a seguir siendo el principal vehículo para presentar o intercambiar información, para plasmar conocimiento, registrar actividad, etcétera, y en muchos contextos es necesario contar con herramientas especializadas: Por ejemplo cuando se quiere generar de forma automática un volumen importante de documentos cuya estructura es similar, cuando existen diversas tipologías de plantillas con bloques de información y datos que puedan ser reutilizables, cuando hay que personalizar el documento, cuando se integran contenidos estáticos con datos variables, cuando se adaptan las plantillas (contenido, estructura, representación) a las necesidades que van surgiendo en la organización, o cuando la representación gráfica es rica.

Ibermática ha lanzado un editor y generador de documentos que resuelve todas estas casuísticas con una elevada facilidad, lo que permite reducir el tiempo en todo el proceso y, por tanto, los costes asociados. IberDok! trabaja en base a plantillas, con capacidad para integrar y reutilizar objetos de información estáticos y dinámicos (variables), facilitando tanto la generación a demanda de un único documento de forma guiada e interactiva, como su generación masiva. Ayuda a mejorar la interacción con clientes y mercado e impulsa la capacidad de comunicación, todo ello con un retorno de la inversión rápido y continuo.

Principales características

Lo que diferencia del generador de documentos IberdOK! de otros editores es su inteligencia, ya que permite una minuciosa personalización, creando documentos inteligentes con comportamientos en base a reglas y dependencias y con disponibilidad multiidioma. También destaca por su facilidad de uso, ya que es una herramienta intuitiva y de gran sencillez para los usuarios. Se aprende rápido y la interacción con la solución puede ser guiada y dirigida por el propio documento. El sistema es ágil y flexible, reduciendo el Time To Market en las comunicaciones con los clientes, y permitiendo una configuración personalizable para los usuarios de cada organización. El diseño y mantenimiento de modelos se puede realizar de forma independiente.

El editor y generador de documentos de Ibermática permite ahorrar tiempo y costes a los usuarios que lo utilicen. Se trata de una herramienta “inteligente”, personalizable, y con un uso tan ágil y sencillo que reduce el ‘time to market’

En cuanto a la gestión y control, permite administrar la seguridad y auditorias (organización, usuarios, estadísticas…) e integrarse con aplicaciones y sistemas de diferente naturaleza. Además presenta un alto rendimiento para grandes volúmenes de documentos. Se puede trabajar en formato Web y Multidispositivo, con independencia respecto a la infraestructura o plataforma, basándose en estándares de última generación y Responsive Design. Finalmente es multicanal, con una generación centralizada de documentos pero con múltiples formatos de salida: HTML5, PDF/a, PCL… con posibilidad de envío mediante impresión, e-mail, sms, fax, Web… de forma que cada compañía pueda diseñar, componer, gestionar y difundir, fácilmente, todas sus comunicaciones.

Componentes

Para ello, cuenta como componentes principales con:

  • Diseñador de plantillas: Diseño avanzado mediante la creación y drag&drop de diferentes tipos de marcas (párrafos, valores, datos, campos para introducción de información…) y herramientas de maquetación y ayuda.
  • Generador de documentos: Generación automática del documento en diferentes formatos a partir de la estructura, el contenido y la representación, integrando datos variables recogidos de las bases de datos corporativas.
  • Editor de documentos: Procesador de textos que incorpora edición guiada y herramientas inteligentes para generar el documento, así como para ayudar a los usuarios a personalizarlo.
  • Administración de la plataforma: Configuración, definición organizativa, tipos documentales, gestión de versiones y entornos, monitorización de procesos, trazabilidad, estadísticas…

Todo ello hace que esté dirigida a organizaciones de todo tipo, aunque resulta particularmente útil en sectores que, dada su tipología de actividad, tienen unas necesidades de generación de documentos muy exigentes (Administración Pública, Banca y Seguros, Sanidad, Educación, Industria, Telecomunicaciones, Logística y Transporte, Utilities…


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