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Gestión documental a debate

Escrito por Manuel Navarro el 2 noviembre, 2017 en Desayunos Tecnológicos
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La gestión documental cada vez capta menos atención por parte de las empresas. No porque no interese, sino porque todas han asumido ya, que es imprescindible si quieren afrontar con garantías su transformación digital. Para hablar sobre ello Byte TI organizó un desayuno que contó con la presencia de Ralf Stiegelmeier, Regional Manager Iberia &LatAm de SER Solutions; Marta Olbés, Document Solutions Product Manager de Canon; José Estañ Bistuer, Consultor Senior de ECM de IECISA; Jesús Cabañas, Director Regional Iberia de PFU-Fujitsu y Ricardo Regojo, Cross Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting España

El encuentro se abrió con el análisis de cuál es la situación del mercado de la gestión documental y qué es lo que se entiende por ella. Básicamente se trataba de analizar qué es lo que actualmente se incluye cuando se habla de gestión documental. Para José Estañ Bistuer, Consultor Senior de ECM de IECISA, “a lo mejor deberíamos hablar de lo que no se incluye. Y es que, ahora ya no hay que explicar a las empresas lo que es la gestión documental. A lo mejor no conocen todas las ventajas de la gestión documental y eso es lo que hay que explicar porque desde la aparición de elementos como la nube, es más difuso lo que se incluye dentro de la gestión documental. Lo que sí que tienen claro las empresas es que sin una política de gestión documental no se puede hacer nada. Para Marta Olbés, Document Solutions Product Manager de Canon, “es primordial que la solución sea escalable y robusta. También es importante que tenga una base de datos muy sólida en la que se pueda encontrar lo que se busca. Además, añadiría la importación de documentos electrónicos desde cualquier fuente. Hay muchas más cosas que se incluyen: por ejemplo la automatización de procesos de negocio desde cualquier fuente, la trazabilidad y por supuesto que sea una solución amigable e intuitiva, porque los usuarios son la clave para que todo funcione correctamente”.

Para Ralf Stiegelmeier, Regional Manager Iberia &Latam de SER Solutions, “la gestión documental como concepto ha ido evolucionando a lo largo de los años. Cuando a mediados de los años 90, que ya se usaba el término, de lo que en realidad se estaba hablando era de archivo documental. En la siguiente década, la tecnología nos permitió hacer más cosas: escaneo, OCR, captura electrónica de metadatos, conectarse a un exchange… Eso era entonces la gestión documental, la gestión de documentos no estructurados en un entorno más o menos estructurado. Ahora ha vuelto a evolucionar. Uno de los temas que más define la gestión documental actualmente es ésta es ya BPM. La respuesta es que sí, que ya debe ser lo mismo. Mañnana incluiremos otras cosas, asi que gestión documental es un término que va evolucionando. Hoy, en ese término se incluyen también la accesibilidad desde cualquier lugar, porque el usuario quiere disponibilidad total del documento en cualquier lugar, momento y desde cualquier dispositivo. Ahora gestión documental es lo que antes denominábamos ECM pero Gartner, ha vuelto a variar la nomenclatura y hoy se denominan servicios de contenido, una definición que me parece más ajustada a la realidad”. Para este directivo, también es importante hablar de preservación digital, porque si lo hacemos todo muy bien y contamos con unas herramientas excelentes, pero no cuidamos el documento electrónico, todo lo anterior no sirve para nada”. El portavoz de Informática el Corte Inglés consideró que se sigue hablando de ECM, “porque es lo que los usuarios entienden pero en realidad estamos hablando de servicios de gestión documental”. En cuanto a la situación del mercado, aseguró que se trata de “un mercado dinámico que se encuentra en un punto de inflexión porque estamos en un punto en el que mucha gente sigue pensando en el archivo documental. Hoy en día hay herramientas que permiten crear aplicaciones con un time to market nunca visto. Estoy esperanzado con que dentro de un par de años, la tecnología se adelante a las expectativas de los usuarios”. Por su parte, Ricardo Regojo, Cross Product Manager de Wolters Kluwer aseguró que “la situación del mercado es que, todavía hoy, muchas empresas, pequeñas y medianas, no utilizan herramientas de gestión documental y siguen archivando sus documentos en carpetas Windows locales o modelos cloud como Dropbox, OneDrive o Google Drive por nombrar algunos de los más conocidos.

Para la portavoz de Canon, “estamos en un momento de crecimiento a doble dígito y así lo aseguran todos los analistas. La labor de divulgación, por tanto, es cada vez menos necesaria, aunque todavía queda alguna pyme a la que hay que explicárselo. Con el auge de la movilidad y de cloud se ha potenciado mucho más y cada vez son más las empresas que deciden apostar por este tipo de soluciones. Poco a poco se van viendo como las soluciones de gestión documental en la nube. Incluso en las pymes se está apostando por ellas dada la agilidad que les da este tipo de soluciones”. les permite crecer.

El máximo responsable en Iberia de SER Solutions afirmó rotundo que “actualmente, la gestión documental es un elemento core en cualquier negocio. O al menos debería serlo, sin embargo la percepción por parte del usuario es distinta: todavía no ha llegado a ese pensamiento. Y esto es así porque el usuario cree que otras cosas como la base de datos o el correo son más imprescindibles. A las empresas que nos dedicamos a la gestión documental nos consideran como algo que está ahí, pero, cuando hay que asignar presupuestos, hay otras cosas que son prioritarias. Ahora bien, si el director financiero quiere una solución de digitalización de facturas, eso es core, pero porque lo pide el director financiero. Esa visión de core o no core, está influida por la posición que ocupan en la empresa los impulsores de este tipo de proyectos.”

El portavoz de IECISA, afirmó que “hay un elemento muy importante que va a hacer cambiar todo que es la GDPR, que está en vigor desde 2016, pero que será de obligado cumplimiento en 2018 y el mercado se va a haber impulsado por esta nueva normativa, ya que la GDPR supone que no puedes tener descontrol en los documentos”.

Para pymes o grandes cuentas

En la gestión documental no hay diferencias. Las empresas independientemente de su sector o de su tamaño, necesitan tener soluciones de gestión documental. Tal y como afirmó el portavoz de IECISA, “todas las empresas han de tener gestión documental porque además, las soluciones de gestión documental tienen una ventaja: son escalables. Estamos hablando de un traje hecho a medida de cada empresa. Además, hay que añadir que el apartado de la movilidad es muy adecuado tanto para las grandes cuentas como las para pymes ya que les soluciona muchos problemas. Además, tanto para un tipo de empresa como para otro, hay que señalar que el ROI es de los más rápidos dentro del mundo TIC”. Marta Olbés, de Canon, señaló que “en grandes cuentas es raro encontrar alguna empresa que no tenga una solución ECM. La mayoría ya dispone de este tipo de soluciones. Ahora lo que vemos es que el mercado de la pyme es el que más demanda este tipo de tecnologías. La pyme y la nube son las que más están impulsando el desarrollo de este tipo de tecnologías. En este caso el ROI es una de las claves: gracias a que se trata de soluciones escalables, aumenta el ROI de este tipo de soluciones”.

Para Ralf Stiegelmeier de SER Solutions, “la demanda de soluciones y herramientas de gestión documental la encontramos tanto en pymes como en grandes cuentas. La diferencia es que las grandes empresas demandan soluciones de gestión documental basándose en funcionalidades. Además quieren un mejor ROI, más aplicaciones, más presencia en más departamentos,… En definitiva, piden una gestión documental global. Para la pyme, la clave reside en cloud, ya que para este tipo de empresas representa una vía de escape, y encuentran desarrollos específicos que se adaptan a sus necesidades”. El portavoz de Wolters Kluwer cree que “hace unos años sólo las grandes cuentas se podían permitir la gestión documental, principalmente por un tema de inversión en infraestructuras y software. Hoy en día, con soluciones en la nube sin inversión en infraestructura y con precios asequibles, empresas de cualquier tamaño cada vez se muestran más interesadas”.

Finalmente, Jesús Cabañas, de PFU-Fujitsu cree que “el marco regulatorio es uno de los grandes acicates en el desarrollo de la gestión documental. Si antiguamente se buscaba eficiencia operativa, en la actualidad, debido a las leyes, se está obligando a las empresas a hacer las cosas. La grandes cuentas, ya tenían políticas estructuradas y empezaron hace bastantes cosas. Las pymes llegan cuando les obligan. Por imperativo legal están entrando pero no se dan cuenta de todos los beneficios o del ROI que hay detrás”.

Elegir el proveedor

Uno de los asuntos que se trataron durante el encuentro fue el de la elección del proveedor. Para el portavoz de SER Solutions, “el mejor proveedor para implantar una solución ECM depende de los requerimientos el cliente, del tipo de empresa, de los recursos propios, del sector en el que trabaja…. Hay una serie requerimientos que no permiten la elección de un único fabricante. Hay fabricantes que se centran más en soluciones verticales, otros que se centran más en oferta cloud, así que yo creo que no existe el mejor fabricante en general. Existe el mejor fabricante para la solución en concreto que necesita la empresa. Para encontrar esa solución que se adapte a las necesidades de la empresa, lo más importante es el time to market, porque es lo que va a garantizar la competitividad de la empresa. Actualmente se necesitan proyectos en cuatro o tres meses, ya no valen modelos de un año o dos. Para ello se requiere una plataforma escalable, altamente flexible, que sea capaz de proporcionar todo un modelo documental que se necesita para gestionar la empresa. Además tiene que estar integrado con las aplicaciones de backoffice y tener la capacidad de lanzar tareas de manera flexible. Para Jesús Cabañas, “la clave son los objetivos que se persiguen a corto, medio y largo plazo. En función de eso hay que analizar qué proveedor se adapta mejor a las necesidades de la empresa. Tiene que ser un proveedor que responda a los SLAs, pero sobre todo, la empresa tiene que tener claro lo que quieren y para que lo quieren”

Seguridad

En lo que respecta al tema de la seguridad, el portavoz de PFU-Fujitsu cree que “antiguamente, las fugas de información, donde más se producían era en la fotocopiadora. Ahora son los móviles. La realidad es que hay que mantener una seguridad en el documento”. Para el participante de IECISA, “con los últimos ciberataques a nivel mundial, se ha puesto muy patente que hay que tener medidas de seguridad. La seguridad se consigue a través de una política de seguridad en la que se tengan controlados los datos y los dispositivos. Hay que tener todos los datos y dispositivos en un entorno controlado. Se trata de una labor muy difícil pero que es necesario hacerla”. Finalmente, el máximo responsable para Iberia de SER Solutions, “la seguridad siempre ha formado parte de la visión de una buena gestión documental. La seguridad de cara al exterior es un tema de sistemas más que de la propio gestión documental. El mercado lo que quiere es estructurar el acceso interno. Una correcta gestión documental debe parametrizar el acceso en lo que yo llamo las cuatro dimensiones: por un lado el acceso según perfiles de las personas, luego tomando como base la organización por departamentos, la tercera limitar el acceso por el tipo de documentos, y finalmente la cuarta dimensión, en función de los metadatos del documento”. Finalmente desde Wolters Kulwer, su representante afirmó que “Cualquier gestión documental en la nube debe apoyarse en un sistema de seguridad avanzado con protocolos de comunicación seguros, cumpliendo la legislación europea al detalle, almacenados en data centers reconocidos internacionalmente y con copias de seguridad periódicas, además, lógicamente, de una gestión de usuarios y permisos para garantizar las distintas acciones a realizar con la correspondiente trazabilidad”.

 

EMPRESAS PARTICIPANTES

CANON: En Canon somos expertos en gestión de la información. Proporcionamos valor añadido a nuestros clientes ayudándoles a sacar el máximo partido de su información ofreciendo tecnología punta y Servicios Profesionales avanzados para extraer el valor de la información y los documentos y ponerlo a disposición de personas y procesos empresariales. Optimizamos procesos del departamento financiero como cuentas a pagar o cuentas por cobrar, procesos de RRHH como selección o contratación, procesos de aprobación, versionado y firma electrónica de contratos, por ejemplo. Con esto conseguimos que nuestros clientes tengan pleno control y visibilidad de la información, reducir costes, aumentar la productividad y fortalecer el cumplimiento legal.

SER GROUP: Desde hace 34 años SER Group (www.ser-solutions.es) ha estado siempre en la vanguardia de la innovación en servicios de contenidos ECM con su plataforma DOXiS4, que destaca por su uso intuitivo y amigable, potente gestión de documentos y expedientes con workflow híbrido, así como por unas prestaciones y escalabilidad excelentes de su archivo electrónico, que además ya cumple con los últimos estándares legales, como la GDPR. Gracias a su método de desarrollo paramétrico “low code” se consiguen unos tiempos de implantación muy reducidos sin tener que renunciar a una interfaz adaptada al usuario para cada caso de negocio, y utilizando siempre tecnologías de última generación tales como “sentiment analysis”, análisis de similaridad, etc. Con Doxis4 podrá sacar el máximo valor de negocio a su información. Con una base instalada de más de 2.000 clientes, SER Group demostró que ofrece productos y servicios adaptados a las necesidades de sus clientes a través de una red global de subsidiarias y partners certificados.

WOLTERS KLUWER: WOLTERS KLUWER a3doc cloud es el software de gestión documental colaborativa cloud y móvil que permite gestionar de forma global toda la documentación del despacho profesional y compartirla e intercambiarla de forma bidireccional con sus clientes, lo que mejora la autonomía y la productividad de ambos. Con a3doc cloud, empresas y despachos pueden acceder online y a través de una app, en cualquier momento y desde cualquier lugar, a toda la documentación, que se organiza, almacena y clasifica de forma automática, y hacer un seguimiento y control de las acciones realizadas.

IECISA:  Informática El Corte Inglés es la consultora tecnológica del Grupo El Corte Inglés. Está especializada en la provisión de soluciones digitales y servicios de valor añadido para la transformación digital de empresas y Administraciones Públicas. Por su trayectoria y amplio conocimiento sectorial, aporta a las organizaciones propuestas integrales de valor con base tecnológica, necesarias para adaptarse a los nuevos modelos de negocio propiciados por la Nube, la movilidad, el Big Data, Internet de las cosas y la seguridad. Su compromiso con la innovación y la calidad han impulsado su proceso de internacionalización, potenciando la actividad global de la compañía.

PFU-Fujitsu: Los equipos Fujitsu siguen a la cabeza en lo que se refiere a innovación en el mercado. La captura inteligente se va abriendo paso, poco a poco, aportando importantes beneficios a los usuarios a través de la  gama de escáneres ScanSnap. Por ejemplo, el Fujitsu iX 500 permite realizar una captura directamente a un servicio de Fujitsu ScanSnap Cloud que interpreta directamente el contenido del documento escaneado y lo reenvía al proveedor de almacenamiento en la nube sin necesidad de un PC. El usuario podrá configurar diferentes repositorios en función del tipo documental que se escanee. ScanSnap Cloud realiza un análisis del documento y lo envía a su lugar correspondiente. Por ejemplo, las fotos directamente a Google Photos, los Tickets a Dropbox y el resto de documentos convertirlos a PDF con OCR y dejarlos en OnDrive.  Todo ello sin la necesidad de tener el equipo conectado a un PC/Mac/Tablet/Móvil, si bien ScanSnap IX500 permite su conexión directa a cualquiera de los mencionados. 

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