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OpenText Document Management

Escrito por Manuel Navarro el 1 febrero, 2012 en Análisis Byte TI
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Document Management proporciona un único repositorio autorizado para almacenar y organizar los documentos electrónicos. Document Management permite a las empresas: implementar políticas de gobierno corporativo efectivas y reducir el riesgo del no cumplimiento de las normativas; mejorar la productividad de los empleados a través de una recuperación de la información más rápida y sencilla; incrementar el retorno de inversión (ROI) mediante una productividad más rápida y un menor coste de desarrollo y propiedad; y aprovechar otras inversiones tecnológicas gracias a la escalabilidad de la solución.

Entre sus principales beneficios destacan: la reducción de los riesgos a través de buenas prácticas de control y gobierno corporativo; incremento del ROI gracias a sus menores costes de implantación y propiedad; permite extraer el valor de los activos de documentos electrónicos; y por último, optimizar las inversiones tecnológicas.

Funcionalidades:

-Servicios de librería y repositorios: Captura, almacena y organiza la información en espacios de trabajo personalizados y carpetas. Acceso rápido y dinámico a cualquier documento, carpeta u objeto dentro del repositorio.

-Clasificación de conocimiento: Permite aplicar metadatos para mejorar la precisión de las consultas. Clasifica documentos mediante la aplicación de clasificaciones por taxonomías, categorías o atributos.

-Recuperación de Información: Indexa la mayoría de formatos de ficheros y clasificaciones por taxonomía. Incorpora herramientas avanzadas de búsqueda, incluyendo texto completo, metadatos, XML y búsqueda por lenguaje natural.

-Soporte para cualquier tipo de fichero: Maneja numerosos tipos de ficheros incluyendo diseños de ingeniería, informes de sistema, mensajes de correo electrónico, archivos multimedia, revistas. Permite comprimir, descargar, enviar correos electrónicos o imprimir múltiples documentos.

-Control de versiones: permite gestionar el historial de documentos con la gestión de revisiones y control de versiones. Designar versiones de documentos de interés.

-Workflow integrado: Diseñar herramientas de automatización de procesos flexibles para la gestión de cambios, revisión de documentos o aprobaciones. El proceso de entrada de datos se facilita mediante formularios web.

-Seguimiento de Auditorías: Una completa funcionalidad de seguimiento de auditorías registra la fecha y hora de la acción, quién lo desarrolló, una descripción y cualquier otra actividad relacionada con el documento. Capacidades integradas de notificación informan a los usuarios cuando un documento relevante ha sido actualizado dentro del repositorio.

-Control de acceso: permite configurar hasta nueve niveles de permisos para prevenir accesos no autorizados. Asigna roles y grupos, controla si los usuarios pueden ver los documentos, visualizar sus contenidos y modificar y borrarlos.

-Integración con el escritorio: Se integra con las principales herramientas de productividad de Microsoft Office. Los usuarios pueden pinchar y arrastrar archivos de Windows Explorer directamente en el repositorio unificado.

-Cumplimiento normativo: La implementación de una solución de gestión documental segura y escalable y la adopción de las mejores prácticas probadas ayuda a controlar la información y cumplir con los requerimientos normativos.

-Rápida implantación y adopción: un interface basado en web y una arquitectura abierta hacen que la implantación de Document Management sea muy rápida.

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